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Der Datenschutzbeauftragte - Ein Beruf mit Verantwortung

Jedes größere Unternehmen sollte einen Datenschutzbeauftragten einsetzen. Aber auch für KMU ist es durchaus sinnvoll, eine Person zu benennen, die für die Sicherheit der Daten verantwortlich ist. In vielen Behörden gibt es ebenfalls einen Datenschutzbeauftragten. Gesetzlich vorgeschrieben ist die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten, wenn neun Personen oder mehr Zugriff auf personenbezogene Daten - zu denen beispielsweise die Daten der Mitarbeiter, der Kunden und Geschäftspartner gehören können - haben und die Informationen per Computer erhoben und gespeichert werden. Erfolgt die Registratur auf Karteikarten, ist die Ernennung eines Beauftragten für den Datenschutz dann vorgeschrieben, wenn 20 Personen oder mehr in diese Unterlagen Einsicht nehmen können. Aber auch für kleinere Unternehmen und Behörden ist es sinnvoll, einen Datenschutzbeauftragten zu ernennen. Die Geschäftsführung des Unternehmens darf dem Datenschutzbeauftragten keine Weisungen erteilen, er ist dieser aber gleichwohl direkt unterstellt.

Die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten

Datenschutzbeauftragte sorgen dafür, dass geschützte Daten nicht durch Unbefugte gespeichert, übermittelt oder gar verändert werden können. Eine weitere wichtige Aufgabe ist die Überwachung des Datenbestandes sowie die Kontrolle des Umgangs mit diesen Informationen. Zugleich verfügen sie über einen Überblick über die verschiedenen Datenverarbeitungsvorgänge und sorgen dafür, dass die Datenerhebungen transparent erfolgen. Zu diesen Datenerhebungen können beispielsweise Personalfragebögen, aber auch Forschungsergebnisse und andere wissenschaftliche Untersuchungen gehören.

Zu den weiteren Aufgaben des Beauftragten gehört die Überwachung des Datenbestandes sowie die Schulung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die mit der Speicherung und Nutzung der gewonnenen Daten beauftragt sind und zugleich für die Datenschutzbelange sensibilisiert werden sollen. Die Mitarbeiter müssen mit den Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes vertraut gemacht werden, aber auch Informationen zu anderen Vorschriften, die den Datenschutz beinhalten, erhalten. Zugleich sind sie auch im Umgang mit den erhobenen Kundendaten zu schulen.

Die Datenverarbeitungsprogramme müssen ebenfalls regelmäßig überprüft werden. Besonderes Augenmerk gilt dabei der ordnungsgemäßen Anwendung. Zugleich achtet der darauf, dass der Grundsatz der Datensparsamkeit eingehalten wird und dadurch nur wenige personenbezogene Informationen gewonnen, gespeichert und verarbeitet werden.

Sollen neue Geschäftsprozesse eingeführt werden, muss bereits vorab deren datenschutzrechtliche Relevanz durch den Datenschutzbeauftragten überprüft werden. Nach erfolgreicher Einführung ist dann auch die korrekte Umsetzung zu überprüfen. Zugleich ist er auch dafür zuständig, einen eventuellen Optimierungsbedarf festzustellen und eine Handlungsempfehlung an die Geschäftsführung zu übermitteln. Notwendig ist auch die Führung einer Übersicht, die die eingesetzten Verfahren auflistet.

Zugleich hat er auch die Möglichkeit, sich mit dem Landesdatenschutzbeauftragten in Verbindung zu setzen und mit ihm abzuklären, welche Genehmigungen bei eventuellen Problemen im Bereich des Datenschutzes einzuholen sind. Unter Umständen ist es auch sinnvoll, einen auf IT-Recht und Datenschutz spezialisierten Rechtsanwalt zu konsultieren und das Ergebnis dieser Konsultation an die Geschäftsführung weiterzuleiten. Zu den Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten gehört auch, sich regelmäßig über aktuelle Gerichtsentscheidungen und neue Gesetze zu informieren, um so auf dem aktuellsten Wissensstand zu sein.

Weitere Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten

Die Datenschutzprüfung erfolgt von Außen nach Innen. So werden bereits am Werktor Informationen darüber gewonnen, wann ein Arbeitnehmer bei der Arbeit erscheint (Stechuhr). Der Beauftragte kontrolliert unter anderem, ob bisher in die Wege geleitete Maßnahmen ausreichen oder ob eine Nachbesserung erforderlich ist. Eine weitere wichtige Aufgabe ist die Überprüfung der EDV-Anlage, der eingesetzten Computertechnik sowie des vorhandenen Netzwerkes. Dabei müssen selbstverständlich die Datenschutzbestimmungen eingehalten und die Datensicherheit gewährleistet werden. Für die Durchführung von Vorabkontrollen und die Ermittlung des derzeitigen Ist-Zustandes ist der Datenschutzbeauftragte selbst zuständig.

Eigentümer von Daten haben die Möglichkeit, eine Löschung, Sperrung oder Korrektur zu verlangen. Hierfür ist der Beauftragte Ansprechpartner, genauso natürlich für Mitarbeiter und die Geschäftsführung des Unternehmens.

Datenschutzbeauftragte genießen einen besonderen Kündigungsschutz. Sie können nur entlassen werde, wenn Gründe für eine fristlose Kündigung vorhanden sind.

Wissenswertes

Der Zeitraum der Bestellung variiert je nach Bundesland und kann bei drei bzw. fünf Jahren liegen. Er ist nur durch die Aufsichtsbehörde abberufbar, sofern er nicht über die notwendigen Fachkenntnisse verfügt.

Da es zu Interessenskonflikten kommen kann, darf nicht jede Person zum Datenschutzbeauftragten ernannt werden. Dies ist beispielsweise bei Geschäftsführern, den für das Unternehmen tätigen Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern, Gesellschaftern, Teilhabern und Abteilungsleitern aus der hauseigenen IT- oder Personalabteilung der Fall.

Der Datenschutzbeauftragte kann sowohl als Angestellter beschäftigt oder als externe Kraft beauftragt werden. Bei größeren Unternehmen und Behörden lohnt sich die Einstellung eines solchen Beauftragten, KMU werden sich wahrscheinlich eher für einen externen Beauftragten entscheiden.

Zum Datenschutzbeauftragten können sich beispielsweise IT-Mitarbeiter, Sachbearbeiter und Personen, die ein Studium in der IT-Branche erfolgreich absolviert haben, weiterbilden. Die Kosten für die Weiterbildung werden vom Arbeitgeber übernommen, profitiert dieser doch auch von den neu gewonnenen Erkenntnissen und den Informationen zu Gesetzesänderungen und Richtlinien im Bereich des Datenschutzes. 

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